
Cara Hitung Cost Hire Karyawan & 4 Cara Meminimalisirnya
Rekrutmen di dalam perusahaan membutuhkan anggaran yang harus diperhitungkan secara seksama supaya tidak membengkak. Tak hanya itu saja, perusahaan melalui tim HR juga biasanya menyisihkan budget khusus untuk membuat karyawan tetap bertahan atau tidak resign. Perhitungan biaya rekrutmen karyawan tersebut sering disebut dengan istilah cost per hire? Kira-kira bagaimana perhitungan hire karyawan yang benar supaya tidak menyebabkan kerugian bagi organisasi? Simak jawabannya pada artikel di bawah ini beserta komponen dan cara meminimalisirnya.
Tujuan dan Cara Hitung Biaya Hire Karyawan
Rekrutmen karyawan baru biasanya membutuhkan biaya yang cukup besar. Oleh karena itu, tim HR selaku penanggung jawab harus bisa mengelola anggaran secara bijak supaya pengeluaran tidak melebihi budget yang sudah ditentukan.
Perhitungan biaya hire pegawai ini sangat penting karena selain memaksimalkan proses perekrutan, hal ini juga menjadi pedoman dalam membuat anggaran rekrutmen. Tak hanya itu, perhitungan biaya rekrutmen yang tepat juga menandakan bahwa tim HR memiliki kinerja yang baik di dalam perusahaan.
Cara menghitung biaya rekrutmen atau cost per hire tersebut menggunakan rumus khusus yang mencakup perhitungan anggaran dari tahap screening hingga onboarding. Berikut rumus perhitungannya.
|
Internal recruiting costs misalnya seperti gaji, tunjangan, upah lembur, fasilitas kantor, dan biaya onboarding. Lalu untuk external recruiting cost umumnya mencakup agensi rekrutmen atau perusahaan outsourcing, biaya iklan, tes kesehatan, dan sebagainya. Total number of hires sendiri adalah istilah untuk menyebut total karyawan yang dibutuhkan perusahaan.
Baca juga: 6 Perbedaan Rekrutmen Internal dan Eksternal serta Kelebihannya
Komponen Biaya Hire Karyawan

Sumber: Freepik
Seperti yang sudah dibahas sebelumnya bahwa perhitungan cost per hire meliputi dua komponen penting yaitu biaya internal/internal recruiting costs dan biaya eksternal/external recruiting cost. Penjelasan lebih detail dapat Anda simak di bawah ini.
1. Biaya Internal (Internal Recruiting Costs)
Sesuai dengan namanya, biaya internal merupakan biaya rekrutmen yang dialokasikan untuk kepentingan perusahaan atau SDM. Berbagai komponen yang termasuk ke dalam biaya ini adalah sebagai berikut.
Gaji dan Kompensasi Karyawan HRD
Proses rekrutmen pegawai baru akan melibatkan banyak staf di dalam divisi HRD. umumnya akan dibentuk sebuah tim dengan struktur jabatan yang terdiri dari ketua, pengawas, dan staf perekrut.
Pembagian upah kerja kepada tim HR tersebut tentunya akan menyesuaikan tugas dan tanggung jawab yang dimiliki. Ada juga tambahan biaya lainnya yang tak kalah penting untuk diperhatikan seperti, tunjangan, bonus atas pencapaian, upah lembur, dan lain sebagainya.
Fasilitas Kerja
Komponen biaya internal berikutnya adalah fasilitas kerja yang dipakai tim HR selama proses rekrutmen. Berbagai fasilitas kerja ini sangat penting untuk mendukung tahapan tes psikologi, wawancara kerja, hingga proses onboarding.
Hal ini juga berlaku untuk proses perekrutan online, yang umumnya membutuhkan device tertentu dan sambungan internet.
Biaya Transportasi
Beberapa perusahaan juga menerapkan strategi rekrutmen yang berbeda seperti berpartisipasi dalam event job fair atau melalui campus hiring. Mobilitas tim HR dalam proses rekrutmen tersebut pastinya cukup tinggi karena harus mondar-mandir ke tempat kerja dan lokasi perekrutan. Dalam hal ini, anggaran untuk biaya transportasi juga penting untuk diperhitungkan.
Software HRIS
Perkembangan zaman membuat komponen biaya internal mengalami pembaharuan. Di era digital seperti sekarang, penerapan teknologi dipakai pada banyak hal termasuk proses perekrutan. Dalam hal ini, perusahaan bisa mengalokasikan sekian persen anggaran untuk software HRIS yang secara efektif memudahkan kinerja tim HR selama proses rekrutmen.
2. Biaya Eksternal (External Recruiting Cost)
Jika biaya internal merupakan alokasi anggaran untuk memenuhi kebutuhan karyawan, maka biaya eksternal adalah biaya rekrutmen yang ditujukan untuk keperluan di luar perusahaan. Apa saja macam-macamnya? Berikut ulasannya.
Outsourcing/Agensi Penyedia SDM
Saat ini banyak perusahaan yang menjalin kerja sama dengan pihak ketiga dalam melakukan rekrutmen karyawan. Umumnya, berbagai perusahaan tersebut mempercayakan pihak outsourcing untuk mengambil alih proses seleksi pegawai.
Setelah melalui berbagai tahapan rekrutmen pada umumnya, berkas calon karyawan akan diteruskan ke perusahaan untuk interview user atau proses onboarding. Cara ini dianggap cukup efektif karena akan meringankan pekerjaan HR sekaligus meminimalisir kesalahan dalam merekrut pegawai.
Biaya Promosi
Saat membuka lowongan pekerjaan, tim HR juga melakukan promosi melalui berbagai platform. Jika dulu perusahaan melakukannya via surat kabar, di era digital seperti sekarang hal tersebut sudah tergantikan dengan platform online seperti media sosial, aplikasi job hiring, dan sebagainya.
Penyebaran iklan lowongan kerja secara digital dapat mencakup calon karyawan secara lebih luas sehingga perusahaan lebih punya banyak opsi untuk memilih kandidat dengan kualifikasi terbaik.
Medical Check Up
Perusahaan tertentu juga menginginkan calon karyawan untuk menjalani medical check up sebagai salah satu syarat diterima kerja. Umumnya, perusahaan yang akan menanggung semua biaya tes kesehatan calon karyawan tersebut, sehingga hal ini masuk ke dalam biaya eksternal.
Baca juga: 6 Contoh Kasus Rekrutmen dan Solusinya, HRD Harus Tahu!
Cara Meminimalisir Anggaran Hire Karyawan

Sumber: Freepik
Melakukan perhitungan cost per hire memang bukan perkara yang mudah. Namun, tim HR juga harus bisa mengoptimalkan alokasi anggaran untuk hire karyawan supaya bisa diterapkan sesuai anggaran.
Anda tentu tidak mau jika biaya rekrutmen pekerja malah membengkak bukan? Selain merugikan operasional perusahaan, kinerja tim HR juga menjadi buruk di mata manajemen organisasi. Agar hal tersebut tidak terjadi, cobalah untuk menerapkan beberapa cara berikut ini.
1. Memanfaatkan Talent Pool
Talent pool adalah kumpulan kandidat dengan kinerja dan kualitas terbaik yang telah dikelompokkan oleh perusahaan. Kandidat ini bisa berasal dari karyawan sendiri atau pegawai di perusahaan lain.
Penerapan strategi ini akan memberi keuntungan bagi perusahaan karena bisa meminimalisir biaya rekrutmen karyawan.
2. Mengutamakan Employee Referral
Cara tepat berikutnya yang dapat membantu perusahaan untuk menghemat biaya rekrutmen adalah dengan mengutamakan employee referral. Apa itu? Employee referral adalah membuka diri untuk menerima rekomendasi karyawan internal di perusahaan. Dengan mengandalkan rekomendasi pegawai internal, peluang untuk mendapatkan kandidat yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan juga semakin besar.
3. Memanfaatkan Akun Media Sosial Perusahaan
Promosi iklan lowongan kerja yang paling efektif saat ini adalah melalui media sosial. Menariknya, Anda tidak perlu mengeluarkan biaya iklan sama sekali alias gratis. Strategi ini tentu saja akan meminimalisir anggaran hire karyawan secara signifikan.
4. Memakai Software HRIS
Penggunaan software HR memang memakan biaya besar di awal. Namun, hal ini dapat digunakan dalam jangka waktu yang panjang sehingga bisa menghemat biaya rekrutmen di waktu-waktu selanjutnya. Selain itu, pemakaian software HRIS juga akan meringankan beban HRD yang memiliki segudang job description.
Baca juga: 5 Tips Jitu Rekrutmen Online Karyawan Baru yang Efektif
Dari sekian banyaknya opsi software HRIS di tanah air, BroadwaysHR hadir dengan sederet fitur-fitur fungsional yang akan memenuhi ekspektasi perusahaan dalam pengelolaan SDM. Selain itu, aplikasi yang satu ini juga didukung dengan teknologi berbasis cloud sehingga pengelolaan karyawan dapat dilakukan secara praktis, otomatis, akurat, dan tepat sasaran.
Anda bisa memanfaatkan fitur Employee Management yang memang dirancang untuk mengoptimalkan proses rekrutmen di dalam organisasi. Klik di sini untuk informasi lebih lanjut dan nikmati layanan coba gratis aplikasinya selama 30 hari dengan menghubungi kami sekarang juga!