4 Strategi Efektif dalam Manpower Planning dan Tujuannya

Proses rekrutmen dalam perusahaan menjadi momen krusial karena menentukan nasib sebuah perusahaan di masa depan. Memilih kandidat yang tepat untuk mengisi posisi yang kosong di dalam organisasi tentu tidak mudah dan memerlukan strategi tertentu. Manpower planning adalah salah satu strategi yang diterapkan perusahaan dalam memenuhi sumber daya manusia sesuai kebutuhan organisasi. Bagi Anda yang masih asing dengan istilah tersebut, maka jangan lewatkan informasinya berikut ini.

Manpower Planning adalah?

Manpower planning adalah upaya dalam menempatkan orang yang tepat pada posisi yang tepat di waktu dan jumlah yang tepat demi mencapai tujuan organisasi. Perencanaan tenaga kerja ini merupakan tanggung jawab divisi HRD atau Human Resources Development di dalam perusahaan.

Dengan kata lain, perencanaan tenaga kerja adalah proses dalam memprediksi jumlah kebutuhan SDM untuk melaksanakan tugas tertentu dalam batas waktu yang sudah ditentukan  untuk mencapai tujuan perusahaan. Manpower planning meliputi parameter seperti jumlah tenaga kerja, jenis-jenis keterampilan, jangka waktu, dan sebagainya.

Proses perencanaan SDM menjadi hal yang sangat penting dalam industri apa pun. Oleh sebab itu, hal ini harus dilakukan dengan mempertimbangkan prosedur-prosedur tertentu yang disesuaikan dengan kebijakan dan kebutuhan perusahaan.

Umumnya, perencanaan SDM dimulai dengan melakukan analisis terkait persediaan tenaga kerja pada saat ini. Kemudian, tim HR bisa membuat prediksi tentang tenaga kerja di masa depan yang dilanjutkan dengan menyusun program ketenagakerjaan. Selain itu, tim HR juga perlu membuat rancangan program pelatihan bagi SDM di perusahaan.

Baca juga: 8 Jenis Pasar Tenaga Kerja dan Manfaatnya bagi Perusahaan

Tujuan Manpower Planning

Sumber: Freepik

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan utama dari manpower planning adalah mendapatkan SDM yang sesuai dengan ekspektasi perusahaan. Namun, apakah hanya itu saja? Tentu saja tidak! Ini tujuan perencanaan SDM lainnya yang perlu Anda tahu.

1. Menghindari Posisi Kosong dalam Perusahaan

Setiap posisi di dalam perusahaan punya tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Namun, apa jadinya jika ada posisi tertentu yang tiba-tiba kosong? Tentu hal ini akan mengganggu kelangsungan operasional perusahaan sehingga mengancam produktivitas perusahaan.

Tak hanya itu, hal ini juga bisa menambah beban kerja karyawan lainnya karena mereka harus mengerjakan tugas dan tanggung jawab orang lain selama belum ada pengganti yang menempati posisi tersebut.

Nah, dengan adanya perencanaan tenaga kerja, perusahaan bisa menghindari kemungkinan tersebut, sehingga kegiatan operasional bisa dipastikan berjalan dengan baik.

2. Meningkatkan Produktivitas Perusahaan

Dengan adanya perencanaan SDM di dalam perusahaan, tim HR dapat mengelola karyawan secara optimal. Terpenuhinya jumlah kebutuhan SDM yang diimbangi dengan kompetensi mumpuni pada tiap individu akan meningkatkan produktivitas perusahaan secara signifikan.

Perencanaan yang dilakukan secara matang juga akan memaksimalkan kinerja pada setiap individu maupun divisi. Dengan demikian, pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih cepat dan karyawan dapat beralih ke pekerjaan yang lainnya sesegera mungkin.

3. Mencegah Anggaran Rekrutmen Membengkak

Proses rekrutmen biasanya menelan biaya yang cukup besar. Oleh sebab itu, tim HR harus membuat rencana anggaran yang tepat agar hasil yang didapatkan sesuai dengan ekspektasi perusahaan.

Selain itu pihak manajemen juga bisa memanfaatkan anggaran yang ada secara optimal, agar dengan biaya yang minimal perusahaan bisa memperoleh hasil yang maksimal. Selain itu, dengan membuat alokasi anggaran secara rinci, hal ini akan mencegah risiko biaya rekrutmen membengkak.

4. Menjamin Efektivitas Perusahaan

Perencanaan tenaga kerja juga dirancang untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan. Kenapa bisa demikian? Dengan perencanaan yang matang, alokasi anggaran dapat dimanfaatkan secara tepat sehingga mencegah pemborosan dari segi biaya, waktu, dan juga tenaga.

5. Memastikan Perusahaan Menggaet Kandidat Terbaik

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya bahwa tujuan manpower planning adalah mendapatkan kandidat yang tepat dengan skill dan kualifikasi yang sesuai untuk posisi tertentu di perusahaan.

Dengan menempatkan orang yang tepat pada posisi yang tepat akan menjamin bahwa perusahaan memiliki SDM yang benar-benar ahli dan kompeten sesuai bidangnya. Hal inilah yang akan meningkatkan semangat dan motivasi karyawan di tempat kerja.

Baca juga: Jenis-Jenis Tenaga Kerja Terlatih, Ini Bedanya dengan Tenaga Kerja Terdidik

Strategi dalam Menerapkan Manpower Planning

Sumber: Freepik

Agar perencanaan tenaga kerja bisa berjalan sesuai harapan, pihak manajemen SDM tentunya bisa menerapkan strategi-strategi berikut ini.

1. Melakukan Analisis Ketersediaan Tenaga Kerja Saat Ini

Sebelum menganalisis kebutuhan tenaga kerja di masa depan, perusahaan bisa melakukan analisis ketersediaan tenaga kerja yang ada sekarang. Hal-hal yang perlu Anda perhatikan untuk memulainya adalah tipe organisasi, jumlah departemen dan kuantitasnya di dalam perusahaan, serta jumlah karyawan yang tersedia di tiap-tiap unit kerja.

2. Memperkirakan Kebutuhan Karyawan di Masa Depan

Dalam menentukan kebutuhan karyawan di masa depan, ada beberapa teknik yang sebaiknya dilakukan. Berikut rinciannya.

• Expert Forecast

Teknik ini meliputi keputusan-keputusan informal, survei formal, dan penerapan teknik Delphi.

• Trend Analysis

Strategi selanjutnya adalah melakukan analisis tren dengan cara ekstrapolasi atau memproyeksikan tren masa lalu, indeksasi atau memakai tahun dasar sebagai besar, dan membuat analisis statistik untuk mengetahui ukuran kecenderungan sentral.

•  Work Load Analysis

Teknik merupakan proses menganalisis beban kerja di tiap departemen, cabang atau divisi dalam perusahaan.

• Work Force Analysis

Work force analysis merupakan analisis tenaga kerja dengan mempertimbangkan pemberian tunjangan sesuai kebutuhan SDM.

• Metode Lainnya

Memperkirakan kebutuhan tenaga kerja juga bisa menggunakan metode lainnya seperti analisis anggaran dan perencanaan, regresi, analisis usaha baru dengan dukungan model matematika dan bantuan komputer.

3. Pengembangan Program Ketenagakerjaan

Pengembangan program ketenagakerjaan sangat penting dalam memenuhi kebutuhan SDM di perusahaan. Program tersebut dapat berupa rekrutmen, seleksi, rencana penempatan, dan program pensiun dini apabila terjadi kelebihan SDM setelah proses analisis.

4. Desain Program Pelatihan

Selain membuat program ketenagakerjaan, perusahaan juga harus membuat program pelatihan karyawan untuk meningkatkan skill dan kompetensi demi menunjang pekerjaan. Hal ini juga menjadi strategi dalam menyiapkan pengembangan perusahaan di masa depan.

Baca juga: 7 Poin Penting dalam UU Tenaga Kerja, Perusahaan Wajib Tahu!

Perencanaan SDM atau manpower planning adalah hal yang sangat krusial di dalam perusahaan. Maksimalkan prosesnya dengan menggunakan software HRIS BroadwaysHR.

BroadwaysHR adalah aplikasi HR dengan teknologi berbasis cloud yang dirancang secara khusus untuk membantu perusahaan dalam mengelola SDM mulai dari pengembangan karyawan, rekrutmen pegawai baru, presensi online, input data karyawan, pembayaran gaji, pemberian kompensasi, jaminan sosial, dan lain-lainnya.

Untuk optimasi perencanaan SDM sendiri, Anda bisa memanfaatkan fitur Organization Development di dalam aplikasi. Ketahui fitur-fitur unggulan lainnya di sini dan nikmati layanan coba gratis aplikasi selama 30 hari dengan mendaftar sekarang juga!