Reimburse Kantor Jadi Mudah Lewat Aplikasi, Catat Caranya!
Di dunia kerja terdapat istilah reimburse kantor atau yang juga sering disebut dengan reimbursement. Apa itu? Reimbursement adalah transaksi penggantian biaya oleh perusahaan atas pemakaian dana pribadi karyawan untuk kepentingan kerja. Dalam pelaksanaannya, pemberi kerja umumnya memiliki kebijakan ketat saat menentukan biaya apa saja yang bisa diklaim ke perusahaan.
Lalu, biaya apa saja yang boleh diklaim ke perusahaan? Setiap organisasi mungkin punya kebijakan dan pertimbangan yang berbeda-beda dalam hal ini. Namun, umumnya biaya-biaya yang termasuk ke dalam kategori adalah biaya transportasi dan akomodasi, biaya berobat, dan lain-lain. Untuk lebih jelasnya, Anda bisa menyimak informasinya berikut ini.
Kategori Reimbursement
Sumber: Freepik
Seperti yang sudah disebutkan di atas, ada beberapa jenis biaya yang masuk ke dalam kategori reimburse kantor. Berbagai biaya tersebut di antaranya adalah uang untuk keperluan perjalanan dinas, operasional kantor, biaya bisnis, serta biaya kesehatan karyawan. Berikut penjelasannya.
1. Biaya Perjalanan Dinas
Sewaktu-waktu karyawan akan diminta perusahaan untuk melakukan perjalanan dinas yang terkait dengan urusan bisnis. Apabila karyawan harus menalangi dananya terlebih dulu, nantinya uang tersebut akan diganti oleh perusahaan.
Biaya perjalanan dinas ini meliputi uang transportasi, akomodasi, konsumsi makanan, pulsa atau paket data, dan lain sebagainya. Pastikan kamu menyimpan semua bukti pembayarannya agar penggantian dana bisa diproses.
2. Kepentingan Operasional Kantor
Hal lain yang masuk ke dalam kategori reimbursement adalah biaya untuk membayar kepentingan operasional kantor. Misalnya saja seperti belanja kebutuhan alat tulis dan perlengkapan kerja lainnya.
Selain mengganti uang belanja kebutuhan operasional kerja, kamu juga bisa klaim biaya servis atau perbaikan alat kerja di kantor yang rusak seperti komputer, laptop, printer, dan lain-lain.
3. Biaya Pengembangan Karyawan
Demi menunjang kompetensi karyawan, perusahaan juga kerap memfasilitasi para pekerja untuk mengikuti seminar, workshop, atau pelatihan kerja sesuai kebutuhan. Umumnya, berbagai jenis program pengembangan karyawan tersebut berbayar dan akan ditanggung oleh perusahaan.
Anda bisa memasukkannya ke dalam klaim reimburse kantor apabila harus membayarnya dengan uang pribadi terlebih dulu.
4. Biaya Perawatan Medis/Berobat Karyawan
Jenis biaya terakhir yang masuk ke dalam kategori reimburse kantor yaitu biaya perawatan medis atau berobat karyawan. Jadi, apabila terdapat karyawan yang dirawat di rumah sakit, menerima rawat jalan dari dokter, atau harus membeli keperluan medis yang menunjang kesehatan, perusahaan wajib untuk menggantinya.
Namun, dalam hal ini, biasanya perusahaan juga sudah menyediakan fasilitas atau benefit karyawan berupa asuransi kesehatan. Di Indonesia sendiri, banyak perusahaan yang bekerjasama dengan BPJS Kesehatan dalam menunjang kesehatan setiap karyawan.
Baca juga: Penting, Tunjangan Kesehatan untuk Jaga Produktivitas Kerja
Cara Klaim Reimburse Kantor
Sumber: Freepik
Pengajuan klaim atas reimburse kantor pada setiap perusahaan kemungkinan memiliki ketentuan yang berbeda-beda. Oleh sebab itu, pihak HRD wajib menjelaskan berbagai syarat dan ketentuan klaim kepada karyawan untuk menghindari terjadinya miskomunikasi pada saat pengajuan reimbursement. Berikut ini adalah cara klaim biaya reimburse yang perlu Anda tahu.
1. Memahami Ketentuan Reimbursement
Ada banyak ketentuan dalam proses pengajuan klaim reimburse yang harus karyawan pahami. Misalnya saja seperti nota /struk/kuitansi sebagai bukti pengeluaran, tenggat waktu pengajuan klaim, maksimal biaya yang ditanggung perusahaan, dan prosedurnya.
Pemahaman akan syarat dan ketentuan cara klaim biaya reimbursement ke perusahaan akan memudahkan karyawan saat melakukan prosedur penggantian uang tersebut.
2. Mengajukan Proses Klaim
Apabila sudah memahami dengan jelas berbagai syarat dan ketentuan dalam proses reimburse, selanjutnya karyawan tinggal mengajukan klaim ke pihak HRD atau keuangan. Pastikan karyawan membawa syarat berupa bukti pengeluaran pribadi sesegera mungkin sesuai ketentuan yang berlaku.
Selain membawa nota/struk belanja, umumnya, karyawan harus mengisi formulir pengajuan terlebih dulu yang tersedia di ruangan HRD/keuangan. Setelah itu, pihak yang bersangkutan akan melakukan pengecekan dan menyerahkannya ke atasan untuk disetujui. Selanjutnya, karyawan hanya perlu menunggu pencairan dana yang akan ditransfer ke rekening pribadi.
Namun, saat ini banyak perusahaan yang menerapkan proses reimbursement secara digital melalui software HR atau aplikasi reimburse kantor. Jika perusahaan menggunakan cara ini, maka proses pengajuan penggantian biaya bisa dilakukan secara online.
3. Proses Klaim Berhasil
Setelah menjalankan semua prosedur penggantian biaya pribadi untuk keperluan bisnis, maka karyawan hanya perlu menunggu dana dikembalikan baik secara tunai maupun non tunai. Apabila klaim disetujui, maka pihak HRD/keuangan biasanya akan segera memproses pengembalian dana tersebut sesegera mungkin.
Saat perusahaan sudah mencairkan biaya penggantian tersebut, karyawan sebaiknya juga melakukan pengecekan secara langsung untuk memastikan nominalnya sudah sesuai dengan pengajuan.
Baca juga: Macam-Macam Tunjangan Karyawan dari Perusahaan dan Fungsinya
Kelola Reimburse Kantor dengan BroadwaysHR
Proses pengajuan ganti rugi bisa dilakukan secara cepat dengan memanfaatkan reimburse kantor berbasis online yang ada di dalam aplikasi BroadwaysHR. Di dalamnya, terdapat fitur Travel Management yang secara khusus dibuat untuk pengelolaan data perjalanan dinas seperti akomodasi, transportasi, maupun uang saku.
Sistem reimbursement berbasis digital tersebut akan menjamin proses pencairan dana dapat berlangsung secara cepat dan tersistem. Masih ragu? Kunjungi halaman BroadwaysHR di sini dan jangan lewatkan kesempatan menikmati layanan coba gratis aplikasi selama 30 hari dengan mendaftar sekarang juga!
