5 Prosedur dalam Sistem Reimburse, Jamin Uang Kembali!
Di dunia kerja, terdapat istilah yang bernama sistem reimburse. Reimbursement berkaitan dengan penggantian uang karyawan yang digunakan untuk kepentingan perusahaan. Seringnya, klaim ganti rugi uang tersebut berhubungan dengan perjalanan dinas atau aktivitas kerja lainnya.
Karena berhubungan dengan perusahaan, maka karyawan harus melakukan proses klaim sesuai dengan prosedur atau kebijakan yang ada. Nah, tim HR juga bisa memanfaatkan software HRIS agar proses penggantian uang dapat berjalan dengan cepat dan mudah. Simak artikel berikut ini untuk mengetahui rekomendasi aplikasi reimbursement terbaik bagi perusahaan Anda!
Pengertian Sistem Reimburse
Sistem reimburse adalah proses mengganti uang pribadi karyawan yang digunakan untuk kepentingan perusahaan. Contohnya adalah klaim ganti rugi atas uang akomodasi hotel, tiket pesawat, makanan, dan sebagainya selama melakukan perjalanan dinas.
Proses reimbursement adalah hal yang cukup lumrah, di mana karyawan diminta untuk menggunakan uang pribadinya terlebih dulu untuk membiayai semua hal selama melakukan pekerjaan di luar perusahaan. Kemudian, sekembalinya mereka ke tempat kerja, maka semua biaya yang telah dikeluarkan tersebut bisa diklaim ke perusahaan.
Hal-hal yang berhubungan dengan proses ganti rugi uang karyawan tersebut biasanya menjadi tanggung jawab pihak manajemen SDM atau tim HRD. Jadi, tidak perlu khawatir nantinya uang Anda tidak kembali karena, hal ini merupakan hak karyawan yang wajib perusahaan penuhi.
Mengenai kebijakan dan detail proses pengajuan ganti rugi pada setiap perusahaan tentunya berbeda-beda. Oleh karena itu, sebagai karyawan harus jeli dan teliti dalam memahami berbagai syarat dan prosedurnya.
Baca juga: Reimbursement adalah Penggantian Dana Pribadi untuk Kepentingan Bisnis, Simak Ulasannya!
Jenis-Jenis Pengeluaran yang Bisa Mendapatkan Reimburse
Sumber: Freepik
Untuk menghindari miskomunikasi antara karyawan dan tim HR, maka Anda wajib memahami jenis pengeluaran apa saja yang bisa diklaim ke perusahaan. Ulasannya dapat Anda simak sebagai berikut.
1. Biaya Perjalanan Bisnis
Sistem reimburse berlaku untuk mengganti biaya perjalanan bisnis karyawan. Bagi perusahaan yang membebani karyawan untuk memakai uang pribadinya terlebih dulu, maka wajib mengganti semua biaya yang dikeluarkan selama perjalanan dinas atau bertugas.
Namun, sebelumnya, Anda harus berkomunikasi dulu terhadap tim HR terkait dan menanyakan secara pasti jenis pengeluaran apa saja yang bisa diklaim. Selain itu, pastikan juga persyaratan penting yang harus karyawan kumpulkan saat akan mengajukan ganti rugi.
2. Operasional Kerja
Jenis pengeluaran lainnya yang bisa diganti oleh perusahaan adalah uang operasional kerja. Contohnya adalah perlengkapan kantor, pulsa telepon untuk tujuan kerja, ganti rugi bahan bakar kendaraan, atau sewa tempat meeting atas sepengetahuan perusahaan.
Pastikan saat mengatur pertemuan meeting dengan klien di luar perusahaan, Anda sudah mendiskusikan hal ini terlebih dulu. Jadi, jangan coba-coba menyewa tempat meeting tanpa izin perusahaan atau Anda yang akan rugi sendiri.
Selain itu, saat memakai kendaraan operasional milik kantor untuk urusan kerja, Anda mungkin harus mengisi bahan bakar dengan uang pribadi terlebih dulu. Jangan lupa untuk meminta nota atau bukti transaksinya ya! Nah, nantinya bukti pembayaran tersebut bisa karyawan sertakan saat proses klaim ke bagian HRD perusahaan.
3. Biaya Rumah Sakit/Pengobatan
Selain biaya perjalanan dinas dan operasional kerja, karyawan juga bisa meminta ganti rugi atas biaya rumah sakit atau pengobatan. Umumnya, perusahaan akan menanggung biaya rawat jalan, rawat inap, obat-obatan, kontrol dokter, dan sebagainya.
Meski banyak perusahaan yang menyediakan fasilitas jaminan sosial seperti BPJS Kesehatan kepada karyawan, nyatanya masih ada tempat kerja yang menerapkan sistem reimburse untuk biaya kesehatan.
Baca juga: 3 Contoh Form Reimbursement Perusahaan dan Cara Pengajuannya
Proses Sistem Reimburse
Sumber: Freepik
Meskipun perusahaan membebaskan karyawan dalam meminta reimbursement atas pengeluaran pribadi untuk kepentingan bisnis, tapi Anda juga harus memahami proses klaimnya terlebih dulu. Jangan sampai karena persyaratan yang kurang lengkap atau salah informasi, uang pribadi Anda justru tidak bisa diklaim, sehingga malah merugi. Berikut ini adalah proses reimbursement yang sebaiknya Anda tahu!
1. Pahami Syarat-syaratnya!
Setiap perusahaan pasti memiliki kebijakan sistem reimburse yang berbeda-beda. Oleh sebab itu, Anda sebaiknya memahami dengan benar tentang berbagai syarat-syaratnya. Kesalahan dalam pengajuan ganti rugi bisa menyebabkan proses klaim menjadi lebih lama. Jadi, perhatikan hal ini dengan benar ya!
2. Memastikan Kelengkapan Dokumen
Saat mengajukan reimbursement, karyawan biasanya akan diminta untuk menyerahkan nota pembayaran sebagai bukti. Pastikan dokumen yang Anda kumpulkan sudah lengkap supaya bisa segera diproses. Apabila tidak menyertakan bukti-bukti pembayaran tersebut, maka proses klaim tidak bisa Anda ajukan.
3. Ajukan Sesegera Mungkin
Proses klaim reimbursement umumnya membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Oleh sebab itu, segera ajukan penggantian uang apabila dokumen yang dibutuhkan sudah lengkap. Dengan demikian, dana bisa cepat cair. Beberapa perusahaan juga menetapkan tenggat waktu tertentu untuk klaim reimbursement. Jadi, segera lengkapi syarat-syaratnya untuk mempercepat proses klaim.
4. Teliti Semua Data
Teliti semua bukti pembayaran sebelum menyerahkannya ke tim HRD. Apabila dirasa sudah benar, maka Anda bisa langsung mengumpulkannya untuk diproses. Hal ini penting untuk menghindari kesalahan dalam pengajuan klaim di sistem reimburse.
5. Menghitung Uang Ganti Rugi
Setelah pengajuan klaim disetujui, dana akan langsung dikirim ke rekening karyawan. Cek kembali jumlah pembayaran yang dilakukan ke perusahaan apakah sudah sesuai atau belum. Apabila terdapat kekurangan atau kelebihan nominal, maka Anda bisa segera menghubungi tim HR.
Baca juga: Penerapan Administrasi Perusahaan di Era Digital & Fungsinya
BroadwaysHR sebagai Sistem Reimburse Terbaik!
Proses pengajuan ganti rugi bisa dilakukan secara cepat dengan memanfaatkan sistem reimburse berbasis online yang ada di dalam aplikasi BroadwaysHR. Di dalamnya, terdapat fitur Travel Management yang secara khusus dibuat untuk pengelolaan data perjalanan dinas seperti akomodasi, transportasi, maupun uang saku.
Sistem reimbursement berbasis digital tersebut akan menjamin proses pencairan dana dapat berlangsung secara cepat dan tersistem. Masih ragu? Kunjungi halaman BroadwaysHR di sini dan jangan lewatkan kesempatan menikmati layanan coba gratis aplikasi selama 30 hari dengan mendaftar sekarang juga!
