Apa Bedanya SP 1, SP 2, dan SP 3? Cari Tahu di Sini!

Demi menegakkan kedisiplinan kerja di lingkup perusahaan, maka manajemen terkait biasanya akan melayangkan surat peringatan atau yang sering disingkat SP 1. Surat tersebut merupakan surat teguran yang ditujukan kepada karyawan yang melanggar kebijakan perusahaan atau melakukan sesuatu yang mengakibatkan kerugian pada bisnis. Kesalahan berulang yang dilakukan oleh karyawan juga bisa berkembang dengan pembuatan SP 2 dan SP 3 oleh pihak HRD kepada individu yang bersangkutan. Lalu, apa perbedaan dari ketiga jenis surat peringatan tersebut? Apa saja dasar hukumnya? Cari tahu jawabannya hanya di sini!

Perbedaan SP 1, SP 2, dan SP 3

SP 1 adalah surat peringatan awal untuk karyawan yang terbukti melakukan kesalahan atau pelanggaran terhadap peraturan perusahaan. Namun sebelum itu, perusahaan melalui pihak HRD akan menyampaikan teguran secara lisan terlebih dahulu. Apabila karyawan masih mengulangi kesalahannya, barulah tim HR menerbitkan SP 1 sebagai teguran tertulis.

Hal ini sejatinya sudah menjadi prosedur yang umum diterapkan di perusahaan mana pun. Bahkan, pemberian surat peringatan bisa berlanjut ke tahapan SP 2 dan SP 3 apabila karyawan yang bersangkutan terus mengulangi kesalahannya. Lalu sebenarnya, apa yang membedakan ketiga jenis surat peringatan tersebut?

Perbedaan yang paling mendasar antara SP 1, 2, dan 3 terletak pada formatnya. SP 1 umumnya berisi peringatan yang bersifat ringan, atau himbauan pada karyawan untuk tidak mengulangi kesalahan yang telah dilakukan.

Hal ini berbeda dengan SP 2 dan SP 3 yang memuat keterangan sanksi atas pelanggaran yang dilakukan. Tiap-tiap surat peringatan, baik SP 1, SP 2, dan SP 3, memiliki jangka waktu selama 6 bulan. Artinya, perusahaan akan memantau perkembangan karyawan maksimal selama 6 bulan untuk memastikan yang bersangkutan tidak melakukan pelanggaran lagi.

Format SP 2 dan SP 3 berbeda dari SP 1 karena sudah mencantumkan sanksi yang akan diterima bila tetap melanggar. Setiap surat memiliki jangka waktu maksimal 6 bulan, dan selama masa tersebut perusahaan akan memantau perkembangan karyawan.

Jadi, karyawan yang memperbaiki diri dan tidak melakukan kesalahan lagi selama 6 bulan pasca mendapatkan surat peringatan pertama, maka masa pemantauan akan dihentikan. 

Begitu pula dengan karyawan yang menerima SP 2 dan SP 3, setelah melewati jangka waktu 6 bulan, maka yang bersangkutan batal mendapatkan sanksi sesuai kebijakan perusahaan.

Namun, karyawan harus siap menerima SP 2 atau surat peringatan di tingkatan selanjutnya apabila masih mengulangi kesalahan. Bahkan, pelanggaran yang sifatnya berat bisa membawa karyawan ke jurang pemutusan hubungan kerja secara langsung.

Baca juga: Skorsing untuk Karyawan, Simak Aturan dan Contoh Suratnya!

Ketentuan dalam Memberikan SP 1

Sumber: Freepik

Perusahaan tidak boleh sembarangan dalam membuat dan memberikan surat peringatan kepada karyawannya. Pasalnya, ketentuan dalam memberikan SP 1 ini, tertulis di dalam UU Cipta Kerja Pasal 81 Angka 42 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja yang berbunyi sebagai berikut. 

(1) Pemutusan hubungan kerja dapat terjadi karena alasan:

k.pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama dan sebelumnya telah diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan kecuali ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama;

 

Tak hanya itu saja, hal-hal yang berhubungan dengan pemberian surat peringatan juga tertuang secara lebih spesifik dalam Pasal 52 ayat (1) Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja beserta penjelasannya.

Berdasarkan peraturan tersebut, dijelaskan bahwa penerbitan surat peringatan dilakukan secara urut atau bertahap dengan ketentuan seperti berikut ini.

1. SP 1 berlaku untuk jangka waktu 6 bulan.
2. Jika pekerja kembali melakukan pelanggaran ketentuan dalam perjanjian kerja, Peraturan Perusahaan (PP), atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB) masih dalam tenggang waktu 6 bulan, maka pengusaha dapat menerbitkan SP ke-2 yang juga berlaku untuk jangka waktu 6 bulan sejak diterbitkannya SP ke-2.
3. Jika pekerja masih melakukan pelanggaran ketentuan dalam perjanjian kerja, PP, atau PKB, pengusaha dapat menerbitkan SP 3 (terakhir) yang berlaku selama 6 bulan sejak diterbitkannya SP ke-3 tersebut.
4. Jika dalam kurun waktu SP ke-3 pekerja kembali melakukan pelanggaran, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK).

Baca juga: 5 Solusi Tepat untuk Atasi Masalah Indisipliner Karyawan Perusahaan

Bolehkah Langsung Memberi SP 3 Tanpa SP 1 dan 2 Dulu?

Sumber: Freepik

Berdasarkan ketentuan pemberian SP di atas, perusahaan harus memberikan surat peringatan secara urut mulai dari SP 1, SP 2, baru kemudian SP 3, sebelum melakukan PHK. 

Namun, jika yang bersangkutan dengan sengaja melakukan pelanggaran ulang seperti yang tertuang di dalam Peraturan Perusahaan (PP) dan Peraturan Kerja Bersama (PKB), maka perusahaan memiliki hak untuk mengakhiri hubungan kerja dengan karyawan tersebut.

Dengan kata lain, perusahaan dapat memecat karyawan yang kembali melanggar aturan saat masa waktu SP 1 masih berjalan dengan memberikan Surat Peringatan ke-3. Oleh sebab itu, baik perusahaan dan karyawan harus terbuka dengan berbagai kebijakan organisasi di awal untuk menghindari miskomunikasi antar kedua belah pihak.

Pihak perusahaan sebaiknya menjelaskan secara detail dan gamblang terkait sanksi tegas yang akan diberikan terkait bentuk pelanggaran apa pun yang dilakukan karyawan. Di sisi lain, karyawan harus mengamati dan mempelajari isi PP dan PKB secara cermat saat diterima kerja untuk menghindari kesalahan di kemudian hari.

Baca juga: Contoh Surat Panggilan Karyawan Mangkir Kerja dan Sanksinya

Kelola SDM Perusahaan Anda dengan Aplikasi BroadwaysHR

Dinamika di dalam kehidupan perusahaan memang penuh tantangan. Hal inilah yang membuat perusahaan harus bisa mempertimbangkan secara matang dalam memberikan SP 1 kepada karyawan. 

Tentunya, perusahaan akan mengutamakan untuk memaafkan dan membina karyawan yang telah melanggar aturan alih-alih memberhentikannya secara langsung. Dalam hal ini, perusahaan harus bisa melakukan evaluasi dan menemukan solusi efektif untuk memperbaiki profesionalisme dan tingkat kedisiplinan karyawan.

Perusahaan bisa memberikan motivasi, mengadakan sesi konseling, dan strategi lain yang bermanfaat untuk pengembangan karyawan di perusahaan. Nah, tidak perlu bingung karena aplikasi BroadwaysHR akan membantu perusahaan Anda untuk menemukan jalan keluarnya!

Melalui fitur Organization Development, perusahaan dapat menyusun berbagai langkah-langkah tepat dan strategi efektif yang menunjang perbaikan kinerja serta sikap profesional karyawan. Kini pengelolaan SDM menjadi semakin mudah dengan teknologi HRIS yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Klik di sini untuk terhubung dengan tim kami dan jangan lewatkan untuk mencoba free trial aplikasi BroadwaysHR selama 30 hari dengan mendaftar sekarang juga!