7 Cara Amankan Aplikasi Penggajian & Bedanya dengan HRIS

Ada banyak keunggulan yang ditawarkan aplikasi penggajian dalam pengelolaan upah karyawan di dalam perusahaan. Jika saat ini Anda masih memakai cara manual dalam menghitung gaji pekerja, maka segera beralih ke sistem penggajian online demi pengelolaan upah yang lebih praktis, mudah, efisien, serta akurat. Masih ragu? Simak berbagai keuntungan yang akan Anda dapatkan dan rekomendasi aplikasi gaji terbaik dalam artikel berikut ini.

Keuntungan Memakai Aplikasi Penggajian

Kemajuan teknologi telah terbukti membawa banyak perubahan serta kemudahan di setiap aspek kehidupan. Salah satunya adalah pada sistem penggajian karyawan. Jika dulu admin HRD harus melakukannya secara manual lewat media kertas, kini semuanya sudah bertransformasi ke sistem digital atau online. Simak apa saja keuntungan menggunakan aplikasi penggajian berikut ini.

1. Ramah Pengguna dan Bisa Dioperasikan Siapa Saja

Sistem penggajian di perusahaan umumnya ditangani oleh SDM yang benar-benar ahli di bidang akuntansi dan keuangan. Pasalnya, proses menghitung gaji masih memakai cara manual, sehingga tidak semua orang bisa melakukan hal tersebut.

Hal ini berbeda saat perusahaan menerapkan aplikasi penggajian dalam pengelolaan upah pekerja. Umumnya, aplikasi gaji karyawan sangat ramah pengguna dan bisa dioperasikan oleh siapa saja tanpa harus memiliki background akuntansi/finance.  

2. Minim Human Error

Perhitungan gaji secara manual mengandalkan tenaga manusia, sedangkan aplikasi penggajian memanfaatkan teknologi dengan sistem otomatisasi. Hal ini memiliki dampak yang cukup signifikan terutama dalam meminimalisir kesalahan hitung.

Apalagi jika perusahaan memiliki jumlah karyawan yang cukup banyak. Pemakaian aplikasi gaji online tentu lebih relevan untuk diterapkan karena dapat mengantisipasi human error dan mempercepat proses perhitungan upah.

3. Update Terhadap Pembaharuan Pajak

Perhitungan pajak penghasilan merupakan salah satu komponen dalam perhitungan gaji. Oleh sebab itu, aplikasi gaji karyawan juga mencakup perhitungan pajak yang juga dirancang secara otomatis ke dalam sistem. 

Selain itu, software gaji umumnya juga akan menyesuaikan pembaharuan pajak secara berkala, sehingga perhitungan pajak dapat dipastikan selalu menaati kebijakan yang berlaku pada saat itu. 

4. Proses Perhitungan Gaji Jadi Lebih Cepat

Sistem otomatisasi pada aplikasi gaji akan mempercepat proses perhitungan gaji. Dengan demikian, hal ini akan meningkatkan efisiensi waktu kerja karyawan di divisi Human Resource Development. Jadi, waktu yang dimiliki staf tidak hanya terkuras untuk mengerjakan perhitungan gaji saja. Selain itu, proses pendistribusian gaji juga dijamin selalu tepat waktu.

5. Meningkatkan Produktivitas Karyawan

Proses hitung gaji yang berlangsung secara cepat juga akan memengaruhi produktivitas karyawan, baik yang ada di lingkup departemen HRD maupun di divisi lainnya. Mengapa demikian? Semakin cepat waktu yang diperlukan untuk mengerjakan suatu tugas, maka semakin banyak pekerjaan lain yang bisa ditangani. Selain itu, proses pembayaran gaji secara on time akan menjaga semangat dan kinerja karyawan selalu stabil.

6. Akurat dan Dapat Diandalkan

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa proses hitung gaji dengan aplikasi penggajian akan meminimalisir human error atau kesalahan kalkulasi. Artinya, data serta laporan yang tersaji, dijamin akurat dan dapat diandalkan.

7. Adanya Layanan Customer Support

Aplikasi penggajian biasanya juga menawarkan layanan dukungan atau customer support untuk membantu berbagai kendala yang dihadapi klien selama menggunakan software tersebut. Dukungan ini sangat berarti dan akan membantu perusahaan untuk bisa segera menemukan solusi saat dihadapkan dengan permasalahan tertentu yang berkaitan dengan teknis dan sistem kerja aplikasi. 

Baca juga: Gaji Karyawan Swasta, Ada 8 Metode Perhitungannya!    

Beda HRIS dan Software Payroll

Sumber: Freepik

Di dunia HR, dikenal juga istilah HRIS yang merupakan singkatan dari Human Resource Information System. HRIS sendiri juga berhubungan dengan sistem payroll perusahaan, tapi apa perbedaan di antara keduanya?

Secara harfiah, HRIS diartikan sebagai software HR yang memudahkan perusahaan dalam pengelolaan SDM. Hal ini meliputi rekrutmen karyawan, pelatihan kerja, perhitungan gaji dan kompensasi, manajemen waktu, dan lain-lain. 

Perhitungan gaji tersebut juga mencakup masalah pajak, potongan karyawan, laporan keuangan, serta pembuatan struk gaji pegawai. Namun, secara keseluruhan, HRIS tidak hanya fokus pada urusan gaji saja, tapi juga menciptakan pengelolaan karyawan yang lebih sederhana lewat dukungan teknologi.

Berbeda halnya dengan HRIS, aplikasi penggajian atau software payroll memang secara khusus dirancang untuk menangani proses penggajian upah secara menyeluruh, mulai dari perhitungan, pembayaran, hingga pembuatan slip gaji dengan mematuhi peraturan perundang-undangan.

Umumnya, aplikasi payroll online tersebut secara otomatis akan terintegrasi dengan sistem HR lain yang menjadi dasar perhitungan gaji karyawan seperti presensi pegawai, administrasi tunjangan, akuntansi keuangan, dan sebagainya. Jadi, hal yang membedakan HRIS dengan software payroll adalah cakupan kerjanya. 

Aplikasi penggajian hanya fokus pada perhitungan dan pembayaran gaji saja, sedangkan HRIS mencakup keseluruhan pengelolaan SDM yang termasuk di dalamnya adalah proses kalkulasi upah pekerja.

Baca juga: Upgrade ke Slip Gaji Online, Solusi Terbaik untuk Kelola Payroll

Cara Memastikan Keamanan Aplikasi Penggajian 

Sumber: Freepik

Pada umumnya, aplikasi gaji online menawarkan perlindungan keamanan data yang mumpuni. Meski demikian, pihak perusahaan juga perlu melakukan beberapa hal untuk menjamin keamanan data karyawan secara menyeluruh dengan cara-cara berikut ini.

1. Melakukan Audit secara Berkala

Guna meninjau keamanan pada proses penggajian, perusahaan juga perlu melakukan evaluasi secara berkala dengan melakukan audit terhadap tim yang bertugas. Hal ini penting untuk menjamin tingkat keamanan software gaji serta melacak hal-hal yang masih kurang di dalam penggunaannya.

Hal ini secara intensif akan membantu tim audit dalam menangani masalah dengan segera dan merencanakan langkah pencegahan supaya tidak terulang lagi di kemudian hari.

2. Melatih Karyawan untuk Mengoperasikan Software secara Tepat

Proses training karyawan dalam memahami pengoperasian software payroll harus dilakukan secara detail. Pastikan setiap karyawan juga mempelajari fitur keamanan di dalam sistem sehingga mampu menguasai cara melindungi informasi yang sifatnya sensitif seperti data pribadi karyawan, nomor jaminan sosial, dan lain-lain. 

Program training software tersebut juga wajib dilakukan secara berkala, terutama saat terjadi pembaruan perangkat atau perubahan prosedur penggajian.

3. Update Software secara Konsisten

Jangan menyepelekan notifikasi pembaruan software karena hal ini juga memengaruhi keamanan perangkat lunak dari hal-hal yang tidak diinginkan. Segera lakukan update software saat menerima pemberitahuan terkait hal tersebut. Namun, untuk lebih mudahnya, Anda bisa memilih aplikasi penggajian yang menawarkan sistem update software secara otomatis. 

Jadi, saat perangkat lunak perlu diperbarui, sistem akan secara otomatis melakukan update tanpa harus menunggu pengguna untuk melakukannya secara manual. 

4. Ganti Password dalam Periode Waktu Tertentu

Untuk membatasi akses pada sistem software, perusahaan juga perlu menghimbau setiap karyawan yang terlibat untuk mengganti password setiap 2 atau 3 bulan sekali. Selain itu, minta karyawan untuk membuat kata sandi yang kuat dengan memasukkan kombinasi angka, huruf besar dan kecil, serta karakter khusus. 

5. Membatasi Akses ke Sistem Penggajian

Meski aplikasi gaji online bisa dioperasikan siapa saja, tapi buatlah batasan terhadap siapa saja yang bisa mengaksesnya. Umumnya, pihak yang berwenang untuk mendapatkan akses ke sistem penggajian adalah pimpinan perusahaan, karyawan HRD, dan tim keuangan. 

Selain itu, perusahaan juga harus memastikan bahwa setiap karyawan yang bertanggung jawab dalam mengoperasikan software payroll, sudah menjalani program training keamanan perangkat lunak secara menyeluruh.

6. Melindungi Informasi Data Pribadi Karyawan

Penyalahgunaan data informasi karyawan dapat menyebabkan masalah atau ketidaknyamanan pada kehidupan pekerja. Oleh sebab itu, perusahaan harus bisa memilih dan memilah informasi apa saja yang bisa dicantumkan di dalam slip gaji. 

Apalagi jika perusahaan bekerja sama dengan pihak ketiga, maka perlu adanya kesepakatan yang tegas antara keduanya guna melindungi privasi karyawan.

7. Pisahkan Rekening Payroll Perusahaan

Untuk lebih meningkatkan keamanan dalam sistem pengupahan karyawan, perusahaan sebaiknya membuka rekening payroll secara terpisah. Hal ini penting untuk menghindari atau meminimalisir kerugian organisasi apabila terjadi penggelapan dana oleh karyawan yang bertugas. 

Oleh sebab itu, dana yang disimpan ke dalam rekening payroll sebaiknya hanya disesuaikan dengan jumlah pengeluaran perusahaan untuk keperluan pembayaran gaji saja. 

Apabila perusahaan menyimpan uang yang terlalu banyak pada rekening payroll, maka hal ini akan meningkatkan risiko terjadinya penyelewengan dana oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

Baca juga: Adjustment Gaji Beda dengan Deduction, Ini Cara Aplikasinya

Pasti Aman pakai Aplikasi Penggajian BroadwaysHR

Pertanyaannya, aplikasi penggajian apa yang memiliki berbagai keunggulan yang telah disebutkan di atas? Anda tidak perlu khawatir karena BroadwaysHR akan membantu perusahaan Anda dalam mengelola sistem pengupahan karyawan secara optimal. Kenapa harus BroadwaysHR?

1. Proses Hitung Gaji secara Menyeluruh

BroadwaysHR hadir dengan fitur Payroll Management yang dapat Anda andalkan untuk menyelesaikan proses perhitungan gaji yang mencakup penetapan gaji pokok, administrasi tunjangan, potongan pajak dan iuran jaminan sosial, upah lembur, serta benefit tambahan seperti bonus, insentif, dan lain-lain.

2. Sistem Keamanan Terjamin

Sistem keamanan yang diusung BroadwaysHR juga terjamin keamanannya karena didukung oleh teknologi berbasis cloud yang secara efektif akan memaksimalkan akses ke dalam sistem. 

3. Tersedia Layanan Customer Support

Tak hanya itu saja, software payroll terbaik yang satu ini juga dilengkapi dengan layanan customer support yang menawarkan solusi efektif pada setiap kendala yang dihadapi perusahaan.

Ayo beralih menggunakan BroadwaysHR sekarang juga dan nikmati layanan coba gratis aplikasi selama 30 hari dengan mendaftar sekarang juga di sini!