6 Manfaat Aplikasi Gaji, Fungsi, Fitur & Rekomendasinya
Di era digital seperti sekarang, sistem penggajian karyawan sudah semakin canggih. Jika dulu hal ini dilakukan dengan cara manual, saat ini sistem pengupahan menggunakan aplikasi gaji yang terkomputerisasi. Penggunaan software gaji tersebut sangat membantu perusahaan untuk bisa membayar gaji pegawai secara cepat dan akurat.
Selain itu, perhitungan gaji melalui aplikasi juga meminimalisir terjadinya salah hitung. Oleh sebab itu, penting bagi sebuah perusahaan untuk segera beralih menggunakan aplikasi ini, terutama yang memiliki ratusan hingga ribuan karyawan.
Penggunaan aplikasi penggajian berbasis online menjadi inovasi penting yang membantu kinerja HRD dalam menghitung gaji, pajak, benefit, dan potongan upah yang masuk ke dalam komponen gaji. Dalam artikel kali ini, Anda akan diajak untuk memahami fungsi, manfaat, fitur, dan rekomendasi aplikasi gaji terbaik!
Pengertian Aplikasi Gaji
Aplikasi gaji adalah jenis perangkat lunak yang dirancang untuk menangani perhitungan hingga pembayaran upah karyawan secara otomatis. Tak hanya itu saja, aplikasi ini juga akan membantu perusahaan untuk mengakses semua data pembayaran dan laporan keuangan dalam organisasi.
Tak hanya ditujukan untuk perusahaan besar saja, software penggajian tersebut juga bisa dipakai oleh bisnis skala kecil dan juga menengah. Bahkan, aplikasi penggajian ini akan memberikan banyak manfaat lainnya seperti memudahkan pihak manajemen SDM dalam melakukan monitoring jam kerja dan presensi karyawan, informasi pajak, hingga struktur pembayaran yang lain.
Meski dibuat oleh vendor di luar perusahaan atau pihak ketiga, aplikasi penggajian dapat diintegrasikan ke dalam sistem perusahaan sesuai kebutuhan. Dengan demikian, operasi bisnis dalam perusahaan pun dapat ditingkatkan.
Ada banyak vendor penyedia aplikasi penggajian yang menawarkan keunggulan masing-masing dengan harga yang bervariasi. Bagi Anda yang masih menggunakan cara manual dalam menghitung upah karyawan, kini saatnya untuk beralih menggunakan software penggajian yang lebih efektif juga efisien.
Baca juga: Apa Itu HRIS? Ini Manfaat & 5 Alasan Wajib Memilikinya
Fungsi Aplikasi Gaji
Sesuai dengan pengertiannya, aplikasi gaji merupakan sarana penting bagi perusahaan dalam mengelola upah karyawan secara cepat, tepat, dan akurat. Artinya, penggunaan perangkat lunak tersebut akan menekan risiko salah hitung yang rentan terjadi pada perhitungan gaji secara manual.
Masalah keuangan merupakan hal yang sangat sensitif, apabila perusahaan melakukan kesalahan dalam perhitungan upah, hal ini akan merugikan karyawan hingga menurunkan reputasi organisasi di mata publik.
Oleh sebab itu, aplikasi penggajian hadir untuk membantu staf HR dalam menghitung gaji karyawan serta menerbitkan slip gaji yang memuat rincian upah kerja secara detail dan akurat. Selain meminimalisir risiko salah hitung, aplikasi penggajian juga menjamin sistem pengupahan terjadi secara transparan dan juga adil.
Aplikasi penggajian umumnya juga menyajikan laporan pajak dan laporan pengeluaran secara menyeluruh. Hal ini sangat penting karena dapat memudahkan perusahaan untuk menelusuri laporan pengeluaran tertentu guna membuat keputusan krusial terkait bisnis. Lebih dari itu, aplikasi penggajian juga menjamin perusahaan dalam kondisi finansial yang sehat.
Baca juga: Perusahaan Wajib Punya Rekening Payroll! Ini 7 Manfaatnya
Manfaat Aplikasi Gaji
Sumber: Freepik
Setelah memahami pengertian dan fungsinya, kini saatnya untuk mengetahui apa saja manfaat aplikasi gaji bagi perusahaan. Berikut ulasannya.
1. Proses Hitung Gaji Lebih Cepat
Perhitungan gaji secara manual umumnya memakan waktu yang cukup lama. Pasalnya, ada banyak komponen yang mendasari sistem perhitungan upah kerja secara menyeluruh. Misalnya adalah data presensi karyawan, jumlah tunjangan, bonus, insentif, serta potongan gaji.
Dengan aplikasi gaji, proses perhitungan dapat diolah secara cepat karena menerapkan sistem hitung yang otomatis. Hal ini juga akan membantu perusahaan untuk membayar upah kerja secara tepat waktu sesuai tanggalnya.
2. Rincian Slip Gaji Lebih Akurat dan Dapat Diakses dari Gawai Pribadi
Seperti yang telah dibahas sebelumnya bahwa aplikasi penggajian terhubung dengan sistem presensi karyawan serta perhitungan komponen gaji lainnya. Hal ini akan membuat slip gaji karyawan tersaji secara detail, akurat, dan juga transparan.
Selain itu, setiap karyawan bisa mengakses rincian slip gaji dari gawai masing-masing melalui aplikasi tersebut. Jadi, karyawan tidak perlu lagi menunggu tim HR memberikan slip gaji yang biasanya dicetak di atas kertas, karena sekarang setiap pekerja bisa melihatnya dalam bentuk digital dari mana saja dan kapan saja.
3. Mendukung Pekerjaan Terkait secara Otomatis
Aplikasi gaji juga akan menunjang pekerjaan terkait lainnya secara otomatis. Pasalnya, software penggajian tersebut dapat diintegrasikan dengan sistem perusahaan sesuai kebutuhan. Misalnya seperti pencatatan gaji seluruh karyawan yang merupakan salah satu biaya tetap di dalam jurnal akuntansi perusahaan.
4. Meringankan Tugas Staf HR
Selain menghemat waktu, penggunaan aplikasi gaji juga akan menghemat tenaga para staf HR saat melakukan perhitungan gaji. Proses hitung yang sebelumnya menyita waktu cukup lama, kini menjadi ringkas lewat bantuan teknologi aplikasi gaji yang otomatis.
Dengan demikian, waktu yang dimiliki tim HR tidak hanya terkuras untuk menghitung upah kerja saja, tapi juga bisa dimaksimalkan untuk mengerjakan tugas-tugas penting lainnya.
5. Menjamin Perhitungan Gaji sesuai Undang-Undang
Perhitungan gaji karyawan harus menaati peraturan perundang-undangan yang berlaku. Hal ini mencakup pemberian upah sesuai UMR daerah masing-masing, serta pemungutan PPh 21 dan iuran jaminan sosial. Dengan menggunakan aplikasi penggajian, hal ini menjamin proses pengolahan gaji karyawan berlangsung sesuai UU tenaga kerja.
6. Memudahkan Akses Data bagi Pihak yang Berkepentingan
Data terkait pengeluaran gaji karyawan sewaktu-waktu sangat dibutuhkan oleh pihak yang berwenang untuk keperluan tertentu. Jika dulu Anda harus menghubungi pihak yang bersangkutan untuk bisa mengaksesnya, sekarang tidak perlu lagi.
Pihak yang berkepentingan bisa mengakses data gaji karyawan secara langsung melalui internet lewat gawai masing-masing, kapan saja dan di mana saja.
Baca juga: 6 Aplikasi HR Paling Dibutuhkan di Tahun 2023
Fitur-Fitur di Dalam Aplikasi Gaji
Sumber: Freepik
Aplikasi gaji sepatutnya memiliki fitur-fitur penting yang dapat menunjang kinerja pihak manajemen dalam mengolah data karyawan saat perhitungan upah kerja bulanan. Berikut adalah beberapa fitur yang wajib ada dalam penggajian.
1. Pengelolaan Database Pegawai
Aplikasi penggajian umumnya memiliki fitur pengelolaan database pegawai untuk menyimpan berbagai informasi penting seperti nama, alamat, kontak yang bisa dihubungi, dan sebagainya. Melalui fitur tersebut, staf HR dapat memperbarui atau mengganti data karyawan sesuai kebutuhan.
2. Fitur Pendapatan Pegawai
Setiap karyawan pada level atau jabatan yang tidak sama biasanya memiliki perbedaan jumlah gaji pokok, tunjangan, atau perolehan bonus dengan perhitungan tertentu. Keberadaan fitur tersebut akan membantu proses perhitungan take home pay karyawan secara otomatis dengan menampilkan tunjangan, benefit, dan potongan gaji secara detail.
3. Perhitungan Pajak
Software gaji tak hanya sekedar membantu perusahaan dalam perhitungan gaji saja, tapi juga laporan pajak. Menariknya, proses perhitungan pajak karyawan juga terjadi secara otomatis dengan tetap berpedoman pada aturan perundang-undangan yang berlaku.
4. Pembayaran Gaji Otomatis
Proses pembayaran upah karyawan melalui aplikasi gaji juga berlangsung secara otomatis sesuai tanggal yang telah diatur. Jadi, pihak manajemen SDM atau yang bersangkutan tidak perlu lagi melakukan transfer dana secara satu per satu ke setiap rekening karyawan.
5. Laporan Keuangan
Aplikasi penggajian juga memuat pengeluaran upah kerja karyawan secara detail dan akurat dalam sebuah laporan keuangan. Hal ini penting demi memudahkan pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan penelusuran terkait laporan pengeluaran tertentu. Selain itu, laporan keuangan tersebut juga akan membantu perusahaan dalam membuat keputusan penting terkait bisnis.
6. Pengelolaan Jaminan Sosial Karyawan
Gaji yang diterima karyawan terdiri dari berbagai komponen yang salah satunya adalah potongan upah kerja seperti BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dana pensiun, atau jenis jaminan sosial lainnya. Melalui aplikasi penggajian, proses pemotongan gaji untuk beberapa hal tadi dapat dilakukan secara otomatis setiap bulannya.
7. Integrasi dengan Sistem Lain di Perusahaan
Software gaji juga menawarkan fleksibilitas sehingga bisa diintegrasikan dengan sistem terkait lainnya di perusahaan. Misalnya saja seperti sistem akuntansi, manajemen SDM, dan lain-lain yang secara efisien akan mempercepat proses administrasi karyawan.
Baca juga: 6 Manfaat Pakai Aplikasi HRIS Terbaik untuk Perusahaan
Kelola Data Gaji Karyawan dengan BroadwaysHR
Dari sekian banyaknya penyedia aplikasi gaji yang ada di Indonesia, BroadwaysHR menjadi satu-satunya software HRIS yang memenuhi semua kriteria di atas. Layanan Compensation and Benefit di dalamnya akan membantu perusahaan dalam mengelola gaji, tunjangan, benefit, dan potongan karyawan secara otomatis.
Selain itu, layanan tersebut juga terintegrasi dengan fitur Time Management yang berfungsi mencatat setiap waktu kehadiran, cuti kerja, jam lembur, dan lain-lain yang menjadi dasar perhitungan upah kerja.
Tak hanya itu saja, proses pembayaran gaji karyawan pun juga berlangsung secara serentak dan otomatis sesuai tanggal yang sudah ditentukan melalui fitur Payroll Management yang juga terkoneksi dengan fitur Compensation and Benefit yang telah dijelaskan tadi.
Ayo segera beralih menggunakan BroadwaysHR demi pengelolaan gaji yang lebih praktis, otomatis, serta sistematis dengan klik di sini! Jangan lewatkan juga untuk menikmati coba gratis aplikasinya selama 30 hari dengan mendaftar sekarang juga!
