7 Elemen Orientasi Karyawan Baru, Tujuan, dan Manfaatnya

Orientasi karyawan adalah tahap pengenalan pada pegawai baru yang terpilih menjadi bagian dari perusahaan pada saat proses rekrutmen. Tahap ini mencakup pengenalan lingkungan kerja, peran dan tanggung jawab karyawan, serta kehidupan sosial budaya di perusahaan. Aktivitas pengenalan ini sangat penting dan akan membantu karyawan baru untuk bisa beradaptasi dengan mudah dan cepat.

Tak hanya menguntungkan karyawan saja, kegiatan orientasi sejatinya juga membawa manfaat bagi perusahaan. Simak berbagai manfaat lainnya beserta tujuan dan elemen-elemen di dalamnya hanya pada artikel berikut ini.

Orientasi Karyawan adalah?

Masa orientasi karyawan adalah aktivitas yang lumrah dilakukan pasca rekrutmen pegawai baru. Pada tahap pengenalan ini, para pegawai baru akan diajak untuk berkenalan dengan anggota tim yang lain, mengetahui ruang kerja masing-masing, dan mempelajari hal-hal baru terkait pekerjaan.

Proses orientasi biasanya berlangsung di departemen masing-masing dengan arahan dari staf senior atau manajer pada tiap divisi. Selama tahap pengenalan, ada banyak hal yang akan dibahas, seperti misalnya aturan berpakaian, jumlah gaji, dan juga kisaran tunjangan pegawai.

Tak hanya itu saja, pegawai baru juga akan mendapatkan bimbingan dan penjelasan mengenai tugas sehari-hari, software dan peralatan pendukung, serta mengenal lebih intim pada anggota tim yang lain untuk membangun kolaborasi.

Kegiatan ini merupakan wujud ramah tamah atau acara dalam menyambut pegawai baru supaya mereka merasa diterima dengan baik. Masa orientasi selayaknya berlangsung senyaman mungkin supaya para karyawan baru lebih siap dan bersemangat dalam memulai aktivitas kerja.

Baca juga: 3 Cara Tingkatkan Integrasi Sosial yang Solid di Tempat Kerja

Tujuan Orientasi Karyawan

Tujuan utama dari orientasi karyawan adalah membantu setiap individu untuk bisa menjalankan tugas dan tanggung jawabnya sebaik mungkin. Pasalnya, hal ini akan memengaruhi produktivitas kerja yang pada akhirnya mendukung tercapainya tujuan organisasi. Namun tak hanya itu saja, berikut adalah tujuan orientasi lainnya yang perlu Anda tahu.

1. Membantu karyawan baru untuk bisa beradaptasi dengan cepat di lingkungan kerja yang baru.
2. Sebagai wadah bagi karyawan baru untuk mengenal dan berinteraksi dengan anggota tim di dalam departemen.
3. Mengenalkan visi, misi, nilai, dan budaya perusahaan pada karyawan baru.
4. Sebagai pembekalan sebelum karyawan ditempatkan di divisi atau posisi masing-masing.
5. Memberikan rasa aman dan nyaman dalam bekerja sebagai karyawan baru.
6. Meminimalisir terjadinya human error atau kesalahan kerja yang bisa menghambat kinerja tim lainnya atau merugikan perusahaan.

Baca juga: Konsep Kerja Terbaik untuk Milenial & 5 Karakteristiknya

Manfaat Orientasi Karyawan

Sumber: Freepik

Pada dasarnya, masa orientasi memang ditujukan untuk kepentingan karyawan baru. Namun, manfaat dari kegiatan ini tak hanya dirasakan oleh karyawan saja, tapi juga perusahaan. Berikut ulasannya.

1. Mempercepat Proses Adaptasi 

Proses penyesuaian diri atau adaptasi di lingkungan kerja yang baru bukanlah persoalan yang mudah. Ada banyak hal baru yang harus karyawan pelajari mulai dari tugas dan tanggung jawab individu, budaya perusahaan, hingga berinteraksi dengan pegawai lainnya di dalam tim.

Untuk memfasilitasi hal tersebut, maka diperlukan tahap pengenalan atau yang akrab disebut dengan masa orientasi. Melalui kegiatan ini, karyawan baru akan mendapatkan waktu untuk mengenal lingkungan kerjanya dan beramah tamah dengan staf senior di dalam tim.

2. Mengurangi Perasaan Cemas

Beberapa karyawan mungkin ada yang merasa cemas saat dihadapkan dengan lingkungan kerja dan tantangan baru di dalam hidup. Jika dibiarkan, maka rasa cemas tersebut justru akan mengganggu rutinitas kerja dan membuat karyawan sulit berkembang.

Perusahaan berharap, masa orientasi di awal kerja akan membantu karyawan untuk tetap tenang dan bisa memulai tugas-tugasnya dengan nyaman.

3. Memastikan Karyawan Bekerja Sesuai SOP

Selain mengenal lingkungan kerja dan berinteraksi dengan anggota tim lainnya, masa orientasi juga menjadi tahapan dalam memahami tugas dan tanggung jawabnya secara detail. Umumnya, perusahaan memiliki Standard Operating Procedure (SOP) yang wajib ditaati oleh setiap karyawan.

Melalui tahap pengenalan tersebut, perusahaan berharap setiap karyawan baru bisa segera memahami tanggung jawabnya masing-masing dan bekerja sesuai SOP yang ada.

4. Menekan Angka Turnover

Ada beberapa alasan yang menyebabkan angka turnover perusahaan meningkat, salah satunya adalah karyawan merasa tidak dihargai di perusahaan. Oleh sebab itu, perusahaan membuat program orientasi yang bertujuan untuk mendukung karyawan baru supaya merasa nyaman dan bisa beradaptasi dengan cepat di tempat kerja.

Saat karyawan merasa nyaman di tempat kerja, mereka akan merasa dihargai dan lebih bersemangat dalam mengerjakan tugas dan pekerjaan sesuai posisinya. Dengan demikian, karyawan akan merasa betah dan angka turnover juga semakin mengecil.

Baca juga: Ini Arti Turnover dan 6 Tips untuk Menguranginya!

Elemen-Elemen dalam Orientasi Karyawan Baru

Sumber: Freepik

Dalam proses orientasi di tempat kerja, ada 7 elemen utama yang umumnya akan disampaikan kepada setiap karyawan baru. Ketujuh elemen tersebut adalah sebagai berikut.

1. Kebijakan Pemerintah Terkait Ketenagakerjaan

Dalam mengatur jalannya operasional, perusahaan juga harus tunduk pada aturan pemerintah. Hal ini tertuang di dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja.

Selama masa orientasi, perusahaan akan menyampaikan hak dan kewajiban karyawan sesuai dengan yang tertuang di dalam Undang-Undang tersebut.

2. Informasi Terkait Misi, Core Values, dan Budaya Organisasi

Tahap pengenalan juga menjadi momen untuk menyampaikan misi, core values, dan budaya milik perusahaan kepada setiap karyawan yang baru bergabung. Hal ini bertujuan untuk menanamkan nilai-nilai serta visi misi perusahaan ke karyawan demi menunjang aktivitas kerja yang saling bersinergi.

3. Informasi Tentang Tunjangan dan Benefit untuk Karyawan

Umumnya, perusahaan sudah memberitahu karyawan terkait informasi gaji, tunjangan, serta benefit yang akan diperoleh sebelum masa orientasi berlangsung.

Namun, hal tersebut akan kembali disampaikan secara lebih jelas dan detail pada tahap pengenalan untuk memastikan bahwa karyawan sudah paham dengan semua hak yang akan didapatkannya selama bekerja di perusahaan.

Informasi terkait hak karyawan, terutama yang berhubungan dengan keuangan harus disampaikan secara transparan untuk menghindari miskomunikasi di masa depan.

4. Kebijakan Internal Perusahaan

Kebijakan internal perusahaan berkaitan dengan company policy, conflict of interest, dan sebagainya. Perusahaan akan menyampaikan beberapa hal terkait kebijakan internal pada masa orientasi seperti misalnya tentang jaminan sosial, keamanan dan keselamatan kerja, aturan lembur, kesetaraan kerja, kebijakan cuti, dan lain-lainnya.

5. Pengenalan Fasilitas Kerja dan Pegawai yang Lain

Masa orientasi kerja juga diisi dengan pengenalan karyawan baru ke pegawai lain di dalam perusahaan. Selain mengenal satu sama lain, karyawan juga diajak untuk memahami peran masing-masing pegawai untuk memudahkan koordinasi di waktu-waktu selanjutnya.

Selain berkenalan dengan pegawai lain di perusahaan, karyawan baru juga berhak atas fasilitas kerja seperti employee kit untuk menunjang aktivitas kerja di perusahaan.

6. Penjelasan Menyeluruh Tentang Tugas Karyawan

Orientasi karyawan akan memudahkan setiap individu dalam menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja yang baru. Demi menunjang kinerja yang memenuhi standar, maka selama orientasi, karyawan akan mendapatkan informasi secara menyeluruh terkait tugas dan tanggung jawab sesuai posisi yang ditempati.

7. Dokumentasi Proses Orientasi

Mengumpulkan dokumentasi selama proses orientasi sangat penting. Hal ini berguna untuk melindungi kepentingan perusahaan dari berbagai masalah hukum seperti klaim pengangguran, kompensasi karyawan, dan sebagainya.

Baca juga: Pentingnya Corporate Culture dan 4 Tips Membangunnya

Masa orientasi karyawan adalah momen penting yang menjadi langkah awal bagi seorang pegawai baru di dalam perusahaan. Perusahaan harus memastikan bahwa tahap pengenalan ini berjalan dengan baik dengan mengedepankan kenyamanan para karyawan.

Salah satu elemen penting yang ada di dalam tahap orientasi adalah tentang perhitungan gaji, tunjangan, dan benefit lainnya. Untuk menghindari kesalahan hitung, maka perusahaan bisa memanfaatkan fitur Compensation and Benefit pada aplikasi BroadwaysHR.

BroadwaysHR merupakan software HRIS berbasis cloud terbaik yang menawarkan banyak fitur unggulan untuk membantu proses pengelolaan karyawan di dalam perusahaan. Pelajari lebih jauh tentang aplikasi BroadwaysHR di sini dan nikmati layanan coba gratis aplikasinya selama 30 hari dengan mendaftar sekarang juga!