performance management system

5 Elemen dalam Performance Management System di Perusahaan

Perusahaan yang ingin tumbuh dan berkembang dengan baik, pasti akan berusaha untuk mengoptimalkan potensi yang dimiliki karyawannya. Pasalnya, karyawan dengan kompetensi unggul menjadi ujung tombak perusahaan yang bisa diandalkan. Oleh sebab itu, perusahaan perlu melakukan langkah-langkah jitu dalam mewujudkannya, salah satunya dengan menerapkan performance management system. Apa itu? Simak penjelasan dan informasi selengkapnya dalam artikel berikut ini.

Apa Itu Performance Management System?

Performance management system atau sistem manajemen kinerja adalah sebuah sistem yang diberlakukan perusahaan untuk semua karyawan dalam mengoptimalkan kinerja setiap individu agar berjalan sesuai ekspektasi dan sesuai dengan tujuan bisnis.

Penerapan sistem tersebut bertujuan untuk meningkatkan performa karyawan baik secara individu maupun secara tim. Secara lebih detail, sistem manajemen kinerja berjalan dengan melakukan sosialisasi terkait tujuan dan target perusahaan, mendorong peningkatan performa kerja pegawai, serta membuat evaluasi kinerja karyawan.

Dalam hal ini, diperlukan kerja sama yang baik antara manajer yang berwenang dengan karyawan di bawahnya agar pengoptimalan performa kerja benar-benar bisa ditingkatkan. Meski hal ini bertumpu pada perkembangan individu/karyawan, tapi perusahaan juga akan mendapatkan keuntungan karena mampu bersaing secara sehat.

Proses dari sistem manajemen kinerja tidak hanya berlaku pada periode tertentu saja, tapi akan berlangsung secara terus-menerus demi pertumbuhan organisasi yang lebih baik. Umumnya, agenda penting dalam sistem manajemen kinerja dimulai dengan melakukan identifikasi, menentukan tujuan, memberikan feedback, dan melakukan kontrol terhadap hasil kerja.

Tahapan dan proses pelaksanaannya pada tiap-tiap perusahaan mungkin akan berbeda satu sama lain. Hal ini tentu akan disesuaikan dengan kebutuhan dan struktur organisasi yang berlaku pada perusahaan.

Baca juga: 5 Manfaat Stay Conversation, Pertahankan Karyawan Terbaik!

Tujuan Penerapan Performance Management System

performance management system

Sumber: Freepik

Selain memastikan setiap karyawan bekerja sesuai standar perusahaan, penerapan performance management system juga memiliki banyak tujuan penting lainnya. Berikut ulasan selengkapnya.

  1. Memastikan pekerjaan ditangani oleh individu yang tepat.
  2. Memberikan reward atas performa kerja karyawan sesuai kinerjanya.
  3. Mengetahui berbagai kendala yang dialami pekerja selama melaksanakan kewajibannya.
  4. Memperbaiki komunikasi kerja antar karyawan serta atasan dengan bawahan.
  5. Mendorong pengembangan kualitas karyawan yang berpengaruh pada kemajuan karier.
  6. Memberikan kenyamanan kerja kepada karyawan melalui dukungan perusahaan.
  7. Menghargai setiap pendapat karyawan saat menyampaikan feedback.
  8. Menunjukkan hasil kerja atas evaluasi yang melibatkan HRD, atasan, dan manajemen terkait yang ada di atasnya.

Baca juga: 4 Manfaat Briefing Kerja yang Kerap Disepelekan Karyawan

Elemen-Elemen Penting dalam Performance Management System

Perlu Anda ketahui bahwa ada 5 elemen penting pada proses penerapan sistem manajemen kinerja. Kelima elemen tersebut meliputi frekuensi, waktu, akurasi, tujuan, dan adopsi. Penjelasannya dapat Anda simak sebagai berikut.

1. Frekuensi

Frekuensi pemberian feedback memiliki peran yang krusial dalam proses performance management system. Oleh karena itu, pihak manajemen semestinya menjadwalkan frekuensi pemberian umpan balik secara efektif agar bisa memenuhi tujuan dan ekspektasi perusahaan. Hal ini berlaku untuk setiap karyawan baik yang bekerja on site, remote, atau hybrid.

2. Waktu

Elemen penting dalam sistem manajemen kinerja berikutnya adalah soal waktu. Maksudnya, penerapan sistem ini dapat membantu manajer terkait dan karyawan untuk menerima feedback dengan lebih akurat di waktu yang tepat. 

3. Akurasi

Pemberian feedback pada sistem manajemen kinerja juga harus mengutamakan akurasi. Artinya, penilaian atau evaluasi kinerja karyawan harus dilakukan secara akurat, real time, dan memastikan setiap karyawan paham atas kelebihan serta kekurangannya. Dengan demikian, akan lebih mudah bagi manajemen terkait untuk mengambil keputusan serta menentukan langkah perbaikan dengan tepat.

4. Tujuan

Setiap langkah yang diambil perusahaan dalam mengoptimalkan SDM yang ada berorientasi pada suatu tujuan. Selain mengutamakan kepentingan perusahaan, hal ini juga tak luput dari upaya meningkatkan kesejahteraan karyawan.

5. Adopsi

Perusahaan yang mengadopsi performance management system akan memiliki kualitas SDM yang lebih unggul dibandingkan dengan kompetitornya. Dengan kata lain, penerapan sistem manajemen kinerja secara efektif akan memaksimalkan pencapaian tujuan organisasi sesuai harapan.

Baca juga: 3 Fungsi  dan Tahapan Evaluasi yang Baik Seharusnya Anda Tahu

4 Tahapan dalam Performance Management System

Ada 4 tahapan yang harus dilalui saat menerapkan sistem manajemen kinerja di sebuah perusahaan. Keempat tahapan tersebut dimulai dari perencanaan, pelaksanaan, evaluasi kinerja, dan pemberian reward. Berikut ulasannya.

1. Perencanaan

Tahap perencanaan umumnya diawali dengan menentukan strategi, target/tujuan, dan juga penetapan standar kinerja di perusahaan. Untuk mendapatkan hasil yang lebih efektif, perusahaan bisa menerapkan proses aktivitas secara SMART yang merupakan akronim dari Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-Oriented.

2. Pelaksanaan

Proses berikutnya adalah pelaksanaan yang berpedoman pada perencanaan yang telah dibuat. Agar lebih maksimal, perusahaan perlu melakukan pengawasan dan memberikan feedback secara terstruktur atas setiap kinerja karyawan untuk menambah motivasi dalam bekerja.

3. Evaluasi Kinerja

Pada waktu-waktu tertentu yang telah diagendakan, pihak-pihak yang berkepentingan seperti HRS, atasan, serta manajemen pusat wajib melakukan evaluasi kinerja kepada setiap karyawan demi tercapainya tujuan perusahaan.

4. Pemberian Reward

Penerapan sistem manajemen kinerja berakhir pada tahap pemberian reward kepada karyawan. Pemberian penghargaan tersebut bisa berupa kompensasi berupa materi maupun non materi yang sepadan dengan hasil kerja karyawan. Selain menambah motivasi kerja, hal ini juga efektif untuk mendorong setiap pekerja agar bisa menggapai karier yang lebih tinggi.

Baca juga: Apa itu Assessment untuk Karyawan? Ini 4 Jenis Tesnya!

Contoh Performance Management System

performance management system

Sumber: Freepik

Pemilihan sistem manajemen kinerja yang tepat akan mempercepat pencapaian tujuan. Oleh sebab itu, Anda bisa menerapkan performance management system yang sudah terbukti berikut ini.

1. Employee Performance Management by Employee Group

Ini merupakan manajemen kinerja yang berpusat pada manajer selaku penanggung jawab utama atas perbaikan kinerja karyawan. Contohnya adalah asisten eksekutif, perwakilan customer service, customer support, dan lain-lainnya.

2. Employee Performance Management by Employee

Contoh selanjutnya adalah employee performance management by employee atau mengelompokkan pegawai ke dalam beberapa tim sesuai dengan skill yang dimiliki. 

3. Feedback Karyawan

Feedback karyawan kepada perusahaan juga berperan penting untuk menentukan langkah langkah apa saja yang bisa memaksimalkan kinerja SDM dari sudut pandang pekerja.

4. Employee Recognition

Employee recognition fokus pada pemberian reward yang tepat kepada karyawan dengan kontribusi besar. Beberapa pertimbangan dalam pemberian reward umumnya berupa tambahan bonus, hadiah, atau bentuk kompensasi lainnya. 

5. Performance Evaluation by Manager

Evaluasi kinerja tak hanya berlaku untuk karyawan saja, tapi juga bagi level manajer. Oleh sebab itu seorang manajer dituntut untuk bisa memberikan pelayanan terbaik, menjaga hubungan baik antar anggota di dalam tim, memuaskan klien, serta terbuka atas feedback dari bawahannya.

6. 360° Feedback

Istilah 360° feedback mengacu pada penerapan sistem manajemen kinerja yang melibatkan manajer, bawahan, dan rekan kerja dalam evaluasi kinerja karyawan. Proses ini akan membuat tahapan evaluasi menjadi lebih akurat karena mempertimbangkan opini dari banyak pihak.

7. Performance Management Software

Sistem manajemen kinerja yang satu ini memanfaatkan software atau perangkat lunak dengan teknologi terkini. Dengan bantuan software tersebut, proses evaluasi kinerja karyawan dapat berjalan secara praktis dan sistematis.

Baca juga: 7 Tips Pilih Software Evaluasi Kinerja Karyawan untuk Perusahaan

performance management system

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya bahwa performance management system berbasis software akan memaksimalkan evaluasi kinerja karyawan secara praktis dan sistematis. Dalam hal ini, BroadwaysHR hadir sebagai solusi tepat yang akan membantu perusahaan dalam mewujudkan sistem manajemen kinerja yang efektif, akurat, dan tepat sasaran.

Fitur Organization Development di dalam aplikasi BroadwaysHR akan membantu pihak manajemen dalam proses pengelolaan dan pengembangan SDM secara detail dengan berfokus pada pengaturan job holder, employee assessment, pelatihan kerja, dan lain-lainnya.

Klik di sini untuk informasi selengkapnya dan konsultasikan kebutuhan pengelolaan SDM perusahaan Anda hanya kepada BroadwaysHR!